宁夏住房资金管理中心信息系统功能支撑项目变更公告

*、采购计划编号：**************

*、采购文件编号：***-**-**-***/-**-*

*、采购单位：宁夏回族自治区住房资金管理中心

联  系  人： 杨植               电     话：****-*******

*、招标代理机构：宁夏国际招标咨询集团有限公司

地     址：宁夏银川市虹桥南街西侧天源财汇中心*座**层

联  系 人：陈敏瀚  李锋     电     话:****-*******-****

*、首次公告时间：****年*月**日；

*、变更内容： 第*章项目需求

*、项目建设背景

首先，档案的管理规范决定了信息化建设分工的专业性和独立性。国家档案局关于在《电子文件的归档和电子档案管理规范》**/* *****-****，明确规定了在业务系统中产生的电子文件，必须推送到电子档案管理系统中进行归档才能称为电子档案。两套系统互为监督和监控，利用业务数据监控档案，利用电子档案数据监督业务办理的合规性。

其次，电子信息资源管理的范畴决定了，需要独立建设电子信息资源管理平台。电子信息资源管理平台包含的范围不仅仅是业务系统在办理业务过程中产生的电子文件，还要管理在**系统、财务系统以及其他系统分散的如音频、视频、照片等海量的非结构化数据。

再次，通过电子信息资源管理平台本身来进行海量非结构化数据存储时的负载均衡，高效数据等技术保证平台的效率。在业务系统中建设某模块的功能将影响业务系统的运转效率以及电子信息资源的检索速度。

最后，无纸化带来的巨大作用。减少柜台业务受理环节，提高办理效率，节省群众的等待时间。采用电子工单阅览和电子签名模式，极大节约了纸张的使用，环保节约；业务单据电子储存，方便档案管理，提升档案管理查询效率，极大降低纸质档案管理成本（如场地占用以及费用，纸质文件的防火、防潮、防蛀等）。极大降低打印机设备的采购、维护以及耗材的使用，大量节省办公设备成本。

*、软件功能要求

*、总体技术要求

（*）系统可扩展性：可以方便对系统数据进行快速当前索引和其它数据资源进行管理。能够满足系统在以后业务发展上的扩展性要求。

（*）系统按*/*架构部署。

（*）系统具有高安全性和灾难恢复能力。

（*）影像数据在采取集中存储机制下，能够采用相应技术手段保证影像数据的安全性和高可用性。

（*）系统应提供影像数据的独立备份功能。

（*）与中心现有业务系统和标准化平台对接，实现业务前台业务资料的自动同步，归档。

*、性能要求

在中心现有网络结构及应用环境下支持***以上用户同时在线操作，*个用户通过主索引要素查询任*文档时间不超过*秒，多索引要素复合查询文档时间不超过*秒。

*、能够支持**以上海量数据的管理。

建设*个统*的电子化档案管理平台将归集、提取、个贷、公积金会计档案列入到档案系统中进行管理以便实时地进行档案影像资料的检索、查询，并能让各分中心调阅或检查。

*、接口要求

实现与业务系统的无缝链接，在业务系统中受理业务时或者受理完后进行档案的拍照或者扫描；在业务的审批环节等能查看电子档案；在日常业务受理时可以随时从业务系统中调阅电子档案。

*、功能要求

（*）影像采集

支持扫描仪、高拍仪等多种设备，将纸质档案采集为电子影像存储。系统支持对影像的编辑工作，包括去黑边、倾斜矫正、缩略图显示、多屏显示、局部放大等功能。

影像采集的内容（档案类型）应与业务系统中的定义相*致，并且业务系统中已定义了办理某类业务时所需的档案资料类型，无需在档案系统中重复定义。

（*）条码管理

引入条码技术对档案进行编码和管理。条码编码原则要保证唯*性和实用性。

（*）元数据自定义

档案参数自定义；档案类型的自定义；文档类型参数定义；档案收集登记自定义；档案资料查询自定义；操作界面自定义。

（*）档案收集

在档案参数的自定义管理后生成档案登记信息的自定义界面，档案信息录入是指：*）按层次定义各种档案及档案要素； *）对档案定义的要素进行录入；*）业务档案通过接口导入数据； *）业务部门整理档案、打印条码。

（*）档案交接管理

档案的交接管理应同时提供两种模式，*种是批量交接，*种是逐*交接。前者模式支持手工登记起始档案号的方式批量交接，而无需逐*的扫描档案条码，后者则需要逐*扫描档案条码才能进行交接。后者的流程如下：

*）档案交接管理

填写档案交接表，逐*扫描交接明细（案卷编号、案卷名称、案卷条码）

*）档案归档管理

创建档案归档表，逐*扫描归档明细

实现交接明细与实体档案信息核销*致，提醒档案交接不*致信息

（*）档案上架装盒管理

*）档案装盒管理：(*)档案盒电脑上架； (*)档案盒分类存放；

*）档案保管存： (*)放集中存放模式； (*)分散存放模式集中； (*) 分散混合模式；

*）档案装盒管理的流程可以逐*交接管理模式和*为*，从而减少交接扫描条码和装盒扫描条码的重复劳动。

（*）档案资料查询

*）案卷信息查询； *）卷内目录查询； *）电子影像查询；

系统通过权限控制管理浏览人员所能看到的档案。提供按批次号、产品名称、客户名称、电话号码、身份证号、申请单号、合同单号等条件查询档案清单功能。

可以查看档案的详细信息，包含各单据的图片扫描，在查看档案影像的时候，可以进行前翻，后翻，左转，右转，上下旋转，放大，缩小，适应屏幕，适应宽度，缩放等*系列操作。

纸质档案保存的信息，包括对应的包、批次、库房、档案架的组号、行列号等信息。

在业务系统里应显示是否有电子档案的指示，并根据不同人的权限控制对于电子档案的访问。

（*）档案报表统计

档案统计报表统计主要是统计下面内容： (*)档案统计报表： 包括档案分类统计部门统计报表、发件人统计报表； (*)档案利用报表； (*)库房统计报表：包括库房统计报表、档案架统计报表。

（*）档案借阅管理

实现实体档案和电子档案的借阅权限控制、在线借阅审批。内容包括：(*)查看待借阅档案； (*)借阅单管理； (*) 部门负责人审核； (*) 档案负责人审核； (*) 档案借出； (*) 档案归还。

（**）档案复核

实现档案的稽核和审批。内容包括：未复核、已复核、待整改、已整改。

（**）档案销毁管理

实现待销毁档案的销毁提示、销毁鉴定、档案下架等管理。

（**）其他档案管理

实现文书档案，和人事档案等其他类型档案的特殊管理。

（**）任务提醒

实现对业务人员任务的提醒。

（**）档案预警

与业务系统衔接，定时获得业务办理数据，超出规定期限内档案未交接，将预警提示；档案逾期未归还也将预警提示；

（**）数据共享

档案的交接信息、库房信息、借阅信息、销毁信息等应与业务系统共享，实现业务系统显示档案状态信息。

（**）文书档案管理

对于文书档案应提供自动组卷功能。

（**）数字水印

采用水印技术等进行打印扫描后的影像文件；

（**）系统信息管理

*)档案库房管理

(*)库房基础信息管理：

系统支持库房基本信息维护功能，内容包括库房编号、名称、地址、所属分公司等信息。系统提供库房基本信息的修改和删除功能，对于已经有档案架信息的库房不能删除。

(*)系统支持档案架信息管理：

管理的内容包括档案架的组号、行列号、档案库房编号等。系统提供档案架信息的修改和删除功能，对于已经有档案包信息的档案架不能删除。

(*)档案包位置信息管理：

系统提供档案包位置调整功能，可以通过实际情况调整档案包保存的库房、档案架的组号、行列号信息。

(*)库房信息查询：

系统提供库房信息的查询功能，可以查看库房的基本信息和相关的档案架列表。

系统提供档案架信息的查询功能，可以查看档案架的基本信息和相关的档案包列表。

*) 机构信息管理

组织机构管理是指对组织结构进行统*编码和对编码的维护功能。组织结构包括市中心、区县管理部等各级使用部门。

*) 用户信息管理

用户信息管理包括：(*)用户信息管理；（*）用户组信息管理； （*）用户岗位管理；（*）用户权限管理；（*）在线系统用户管理。

*) 系统日志管理

系统日志管理包括：(*)操作日志信息管理； (*)系统日志信息管理。

使系统具备高可靠性和高稳定性。

（**）档案复用

减少重复提交资料的扫描工作，可以调阅历史扫描档案，进行原件比对。

*、历史档案数字化扫描加工要求

工作量

*、小本会计凭证：约******页；

*、****年-****年会计凭证：约******页；

*、会计报表明细账：约*****页；

*、****年之前（不含****年）贷款档案：****份，约******页；

*、****年之后（含****年）贷款档案：*****份，约******页；

*、住房补贴审核资料：约*****页；

*、文书档案：约****页。

合计：需要扫描的档案*******页。

按照*.**元/张，历史档案数字化扫描加工*期项目经费为：******元,预计扫描档案*******页。剩余档案按照实际剩余情况在****年度项目预算中体现。

本项目招标文件中所注明的工作量为预估工作量。

（*）档案整理

中心现有业务档案有些没有规范排序，因此需要对纸质档案进行整理，依据国家相关档案管理规范和中心档案管理要求，以卷为单位逐页排序并编写页码，最后制作卷内目录。

档案整理工作具体要求如下：

*.目录数据准备

按照公积金贷款档案整理办法的相关要求，规范档案中的目录。核对案卷信息，包括多项基本目录项信息以及其他可自定义目录项信息。

按照公积金提取档案整理办法的相关要求，规范档案中的目录。核对案卷信息，包括多项基本目录项信息以及其他可自定义目录项信息。

*.拆除装订

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

*.区分扫描件和非扫描件

按要求把同*案卷中的扫描件和非扫描件区分开。区分原则：有两份或两份以上的案卷资料只扫描其中*份；原件和复印件同时存在的情况下，只扫描原件。

*.页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

*.资料整理

确认档案袋内目录的记录是否与档案资料相符；

对档案袋的资料按照案卷目录上的条目录项进行排序，并统*进行页码的编排；

目录如有与档案资料不符的情况，则应修改错误并进行相关信息记录。

*.装订

扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意与案卷目录顺序*致，保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

（*）档案扫描

*.扫描方式

根据档案幅面的大小(**、**等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

*.扫描色彩模式

扫描色彩模式通常采用彩色值。

*.扫描分辨率

扫描色彩模式选择的分辨率为不低于******。

（*）图像处理

对扫描图像进行校对，确保图像完整无误，并对有问题的扫描图像进行纠偏、去污、拼接等技术处理。

纠偏：对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，保证数字图像的偏斜角度小于**度。

去污：去除数字图像中影响可懂度的杂质。档案数字化图像的去污，应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。

对纸质文件扫描后形成的图像文件进行错页、漏页、清晰度、污渍、黑边、偏斜等问题的控制，以达到要求的图像质量；保证错误率低于万分之*。

（*）图像存储

*.存储格式

将扫描完成的案卷资料影像文件统*转为单页的***格式。

*.图像文件的命名

图像文件的命名需以每卷案卷目录的目录项顺序统*编页后，以*位页码为名，空位以阿拉伯数字*字符补齐。

（*）建立索引

*.索引信息的存储格式应能够和中心的电子档案应用系统及数据库兼容，实现导入和导出。

*.每件档案的*级索引项数目为*个（档案编号、借款申请人证件号、借款申请人姓名、申请编号、贷款日期），*级索引还需根据具体需要建立其他自定义的索引项。

*.保证索引录入的总体错误率低于万分之*。

（*）档案影像质检

用专用核查软件，校对索引数据库与影像的**对应关系，并及时修改。

（*）档案装订还原

按照要求，将加工完成的档案按顺序排列整齐，将不扫描页按照编页号插回到原来位置，将新打印的卷内目录替换原有的手写目录，按照原有的装订孔装订，恢复原样然后放入盒内。

（*）数据导出

按照要求，将加工完成的数据导出到移动硬盘中。并填写数据导出检验单。

（*）档案归还

*.按照要求，将数据导出硬盘、归档案卷提交用户验收。验收合格的数据，双方填写数据硬盘收单。

*.验收合格的案卷，按照用户要求，将归还到指定的地点，入库时要认真清点核对所提交的案卷数量（份数），并将每次提交信息登记录入到计算机《档案加工还卷交接表》内，打印两份，双方签字后各执*份备案。

（**）档案装盒

档案装盒管理是指库房操作人员对已经登记交接或已经接收的档案资料进行装盒保存，最后将档案盒上架保存的过程。

（**）档案上架

库房管理员按档案盒条码的标记位置上架保存。

（**）档案数据挂接

将扫描后产生的电子影像数据导入到档案系统中去，可以根据档案系统内的案卷信息进行查询。需实现与中心现有电子档案管理系统进行数据接入，达到数据与图片与现有档案系统对接简单安全，接口方案切实可行。

务系统中的目录信息进行逐*比对，保证档案系统和业务系统数据的*致性。

（**）数据存储

公积金中心现已建立电子档案系统数据库，中标方交付扫描成果必须以*容量的移动硬盘为介质，硬盘内目录结构应严格符合标准目录结构的要求。

标准目录结构:

*.根目录：硬盘根目录下只能存在有序的若干文件夹，每个文件夹都能独立的读写；

*.第*层：第*层目录由若干以案卷编号命名的文件夹及*张记录这些案卷资料基本信息的电子表格组成；

*.第*层：第*层目录存放各案卷资料的图像文件，图像文件的命名需以每卷案卷目录的目录项顺序统*编页后，以*位页码为名，空位以阿拉伯数字*字符补齐。

*、其他要求和约束

回族自治区住房资金管理中心纸质档案数字化要求过程严谨、工作环节清晰，管理规范。依据国家相关标准和中心需求，工作环节应包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

（*）工期要求

所有数字化扫描加工工作必须在中标并签订合同之日起       内完成。

（*）加工软件工具要求

应能够对该档案的基本信息进行自动核对；

能够实现对电子图片的质量修改及加工（如纠偏，裁剪，除噪点等），并且能确保其排列顺序与实体档案的流水页码**对应；

能够对案卷的电子图片进行保存并且备份，确保数据的安全性，完整性；

生产过程中，可根据档案资料的各项基本信息对已经扫描完成但尚未著录的档案资料进行查询；

支持必要软件核对功能以保证生产过程中所有录入信息的正确无误；

生产软件能够根据录入信息内容的需要进行自定义，并且对录入信息进行新增、修改和删除操作。

（*）场地要求

档案扫描和录入必须在指定工作场所内进行，在中心实施数字化加工。未经工作人员允许，任何档案文件不得带出场外；现场要求安装视频监控。

（*）安全要求

档案原件在扫描加工过程必须保证原件无破损、无遗失，装订还原准确率达到***％。

纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录

（*）保密要求

鉴于公积金档案的保密特性，在中标后签订保密协议，投标人对公积金中心的档案扫描加工过程中履行保密责任。

宁夏国际招标咨询集团有限公司

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