砀山县档案馆馆藏档案数字化加工（*期）采购

项目答疑澄清

致各潜在投标人：

砀山县档案馆馆藏档案数字化加工（*期）采购项目（**********-****）已于****年*月**日发布项目采购公告及采购文件，现对本项目作出以下澄清，希周知。

*：在招标文件第*章询价公告第*项“档案数字化加工页面及条目总数量***万条，提供规范完整的条目著录及数字化加工服务，工作环节主要包括：档案领取，档案整理，目录录入，元数据捕获，扫描前处理，档案修复，档案扫描，图像处理，图像质检，图像存储，数据挂接，档案还原，数据质检，档案入库，数据备份，档案查询系统和档案管理系统调试运行等工作，在整个实施过程中确保档案实体及信息的安全保密。数字化施工前协助档案馆制定数字化工作规范，技术要求等”现更改为“档案数字化加工页面及条目总数量***万条，提供规范完整的条目著录及数字化加工服务，工作环节主要包括：档案领取，档案整理，目录录入，元数据捕获，扫描前处理，档案修复，档案扫描，图像处理，图像质检，图像存储，数据挂接，档案还原，数据质检，档案入库，数据备份，档案查询系统和档案管理系统调试运行等工作，在整个实施过程中确保档案实体及信息的安全保密。数字化施工前协助档案馆制定数字化工作规划规范，技术要求等。

*、在招标文件“第*章砀山县档案馆馆藏档案数字化加工（*期）采购项目要求”现更改为“总体要求

以中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》为基本准则，以安徽档案馆（馆）、砀山县档案馆（馆）相关标准为加工和审核依据。

技术要求

工作环节主要包括：档案出库、数字化前处理、建立数据库、档案扫描、图像处理、数据挂接、原配置服务器存储容量升级和档案管理软件升级扩展模块、档案入库等工作环节，在整个实施过程中确保档案实体及信息的安全保密。

档案出库

在县档案馆档案加工区特定交接台接收档案原件，并对卷内档案进行清点和登记，经县档案馆提调负责人复核确认后，双方共同签署《档案出库交接单》，办理交接手续。

数字化前处理

*、拆除装订物。在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物，拆除装订物时应注意保护档案不受损害；

*、编制页号。应在统*位置用敲码机敲注页码，且不压盖档案内容，案卷中空白纸不准敲页码，每*件案卷页码都是从***开始到最终页码截止。逐卷、逐件、逐页核对档案排序、档案数量、档案编号、清点页数，并在目录中添加每件应扫描页数；

*、区分扫描件和非扫描件。按要求把同*案卷中的扫描件和非扫描件分开，普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除；有正式件的文件可以不扫描原稿。

*、纸面处理。对开裂档案进行简易修补，对褶皱档案进行展平处理，并在案卷备考表中添加档案原件修复处理信息。

*、拆卷时不能擅自把以卷为单位的案卷拆成以件为单位分装。

目录录入

根据《档案著录规则 **/* **》进行目录数据录入，要求目录与档案原件目录*致、准确完整。目录录入准确率为***%。如存在档案字体为潦草的手写体、草体、繁体，要求在录入的过程中仔细、认真的辨认，正确率达到***%，如有不清楚的地方，可咨询县档案馆档案管理人员，相互配合完成。

档案扫描

*、采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生；

*、如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描；

*、为更好的展现档案原貌，全部采用彩色单页***/***的存储格式，扫描分辨率为≥******（彩色）。对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况，照片案卷可将分辨率提高到******；

*、扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合；

*、采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真；

*、对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描，折子页、图纸、表格等应整页扫描。超长页进行分页扫描后，要拼接成*页。

图像处理

扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正，根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：

*、图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过*度。对方向不正确的图像应进行选装还原，以符合阅读习惯；

*、图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边；

*、字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画；

*、图像深浅不*：采用平衡功能，调整图像深浅*致；

*、图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。

*、黄页纸张,保证底色比原色淡,字迹清晰；白色纸张,必须做到无底色. 字迹比原件清楚。

数据挂接

档案扫描完成后，需要与录入的计算机目录数据进行**对应。为确保数据挂接的正确性，投标方应确保档案目录数据与档案扫描图像的**对应，确保加工扫描成果在招标方所使用的档案管理系统中有效检索和显示。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录***%挂接正确。

装订还原

*、遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订；

*、档案装订应按照档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置。案卷装订时必须有新的封皮（含案卷目录,新封面需与老封面保持*致），新的卷内目录（比老目录要更加详细）及备考表，装订顺序是新封皮、新目录、老封皮、老目录、案卷、备考表。根据原卷纸张大小来调整新增各纸张大小。卷内目录和归档文件目录*式两份，*份入卷（盒），*份合订，卷（盒）外存放；

*、对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠；

*、档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除；

*、档案装订应遵循“两对齐”要求，及装订线*侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐；

*、档案装订应尽可能按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。装订孔不准大于*.***，孔大会对档案造成破坏。

*、凡数字化后所更换新的档案盒，背脊必须要用刻章标记项目，不准手写。

*、所有案卷要装在相对应厚度的档案盒内。

档案入库

在县档案馆档案加工区特定交接台接收档案原件，并对卷内档案进行清点和登记，经县档案馆提调负责人复核确认后，双方共同签署《档案入库交接单》，办理交接手续。

数据移交

*、采用移动硬盘和光盘进行数据移交，其中光盘必须为国际著名品牌的***光盘；

*、*卷档案的影像文件必须存放在同*张光盘上，不允许拆分；

*、提交原始扫描图像（***/***）及转换后的图像***（多页）数据移动硬盘*套。

质保期要求

工程质量保证期为本项目总体验收签字通过之日起始计* 年。

作业环境及设备要求

档案数字化加工要求在砀山县档案馆内进行，采购方提供场地，投标方需提供数字化加工所需的全部设备及软件，并按招标方的保密、安全要求进行设备处理及网络布线，以及数字化加工中的软硬件及网络的维护工作。

人员要求

为了保证档案实体和档案信息的安全和扫描质量，采购方提供场地，投标方要有必要措施保证*支相对稳定的扫描队*，扫描人员要严格遵守采购方的保密、安全各项要求。本项目至少安排*名现场管理人员，需具备*定业务能力和管理能力，提供省级档案部门颁发的档案工作上岗或继续教育证书，提供计算机专业学历（资质）证书和管理经验证明。人员登记单位名称与投标单位名称须*致。

安全保密要求

*、实施单位必须有严格保密制度

*、所有工作人员上岗前必须签订保密责任书

*、工作人员严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》，严格遵守采购方档案管理的相关规定，认真做好扫描档案的保密和保护工作；

*、工作人员在工作期间必须遵守采购方的相关保密制度；

*、档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属采购方，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交；

*、工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得泄漏、传播档案信息；不得无故查看及讨论档案内容；

*、各种档案文件，不得丢失、泄密、损坏；

*、档案数字加工后，投标方退出时，数字加工所用的电脑、硬盘、移动硬盘、*盘、光盘等记录设备由县档案馆收购，或用新设备置换；

*、工作人员不得有违法犯罪的记录。

售后服务要求：

投标人须提供售后服务及培训方案合理性及可行性，投标人具有本地服务能力。

项目验收验收方式与验收指标

*、由县档案馆成立专业的数字化成果验收组对数字化成果迸行验收；

*、采用按全宗进行分批验收的方式；

*、为确保数字化成果能够在客户端有效利用，验收时需在数字化服务器端和客户端档案查阅利用中心进行验收；

*、采用抽检的方式进行人工检验；

*、抽检比率不得低于**%，抽检合格率应为***%；

*、每批次验收，要提供验收报告，上面条目数、纸张数量等不符合不验收；

*、各工序台账要清晰，要提供台账，必须装订成卷。

验收内容

*、应对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等；

*、应对图像文件进行验收，主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、数字副本的完整性、排列顺序的准确性、图像的清晰度、图像处理的精确程度等；

*、应对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与数字副本的挂接的准确性等；

*、应对工作文件进行验收，主要包括《纸质档案数字化流程单》等数字化工作过程中形成的工作文件的完整性等；

*、应对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。

验收结论

*、每批纸质档案数字化质量检验达到验收指标和验收内容的要求，予以“通过”，验收未通过应视情况进行返工或修改后，重新进行验收；

*、验收完成后，需经验收组成员签字确认。

招标文件其他内容不作调整，请各潜在供应商及时调整。如招标文件与本变更函有不*致之处，以本变更为准。带来不便敬请谅解，特此澄清！

中共砀山县委党史和地方志研究室

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