*、分项价格表

_{分项报价明细表}

采购代理编号：****************；

政府采购编号:****-************ ；

项目名称：宁乡市民政局档案整理与数字化采购项目；

包号：__________包名称：__________

报价金额合计：小写：￥******.**。

大写：人民币*拾万**仟*佰*拾*元整。

备注：（*）本表应对应“报价表”，按包填写。供应商如果不提供分项报价明细表，其响应无效。

（*）不得填写“免费”或“赠与”，也不得进行“*”报价，否则响应无效。

根据多年的项目生产管理经验，依据*******-****、质量控制方案*质量管理控制体系要求，在每*工作环节设置工作报表（根据环节不同，有不同的表格），及时通报报表，记录各种问题，并协调解决。具体质量控制体系如下：

*难点说明

档案整理与数字化加工是*项人为且批量生产的工作，需要经过严格的质检，但也不能保证百分百的正确或规范，因此在数字化加工项目中，对数字化成果质量保证提出高要求。

*解决方案

我司将会建立严格的质量检测体系，对加工完成的数据（图像质量、编目质量、著录质量、装订）进行认真负责的自检，当我司自检合格后，相关加工成果递交宁乡市民政局验收。

审核整理完毕的档案

依照档案数字化前整理程序，逐*进行审核，分项目验收。

ü案卷分卷排序：卷号编制须***%正确。

ü编页：编页出现漏、重、跳号等错误；编页位置错误；书写页码过大过小，字迹难辨认。退回重做。

ü案卷标题：标题差错率不得高于*‰。①标题不能反映案卷内容。②时间换算错误或不够准确。③语法错误，文句不通顺。有上列情况之*的，均计错。退回重做。

ü卷内文件排序：同*份文件前后分开放置、文件夹在文件中间的，退回重做。计错。

ü重份档案的处理：大量重份档案未在备考表或目录中标明，退回重做。计错。

ü档案保护性处理：差错率不得高于*‰。有下列情况之*的，均计错。①锈变金属（如大头针、回形针）或以往利用过程中夹杂在卷（包、盒）内的非档案物等未能去除。②严重破损、霉坏等需裱糊的案卷未标明。退回重做。

ü包卷：将档案逐卷装入封皮，出现串卷、张冠李戴，退回重做。计错。

ü备考表：凡应填项出现空项，或未按标准填写，退回重做。计错。

ü著录秩序目录条目：根据每件档案的基本特征进行秩序目录条目的著录。著录内容包括：档号、标题、时间、实体状况（语种、页数、残破情况）。著录差错率不得高于*‰。有下列情况之*，均计错。①档号：未按整理方案要求书写。②标题：标题内容错漏（含错别字）。③时间：时间换算或书写错误。④档案实体状况：漏填或未按要求填写。

ü书写要求：备考表等有书写内容的，如书写字迹难以辨识、提醒后仍不改正的，退回整理者重做。计错。差错率不得高于*‰。

质量控制标准

ü档案整理的质量监督控制，以自检为主、复核抽查为辅的方式进行。

ü档案整理中排序、案卷号编制差错率不得超过*.*‰，凡超过者，按批次退回自查重做。

ü档案目录差错率不得超过*‰。凡超过者，按批次退回自查重做。

对于退回返工的档案，须在改正之后，重新提交送审。

图像质检

*.*.*.*.*. 流程

按档案扫描的质量要求对扫描生成的图像文件逐页进行检查，发现漏扫的要及时补扫，并按原档案次序将图像插入原位，对不符合质量要求的图像，要重新扫描后进行替换。图像质检的工作流程，如下图所示：

说明如下：

*．质检人员打开“数字化加工管理软件”，在任务步骤栏选择“图像质检”步骤。点击“任务获取”，在任务列表中按年份先后选取*条待处理任务，关闭任务列表。点击“刷新”按钮，双击任务记录，打开图片窗口。

*．质检人员确认任务列表中档号与封皮影像中档号*致，如不*致则登记《异常情况登记表——图像质检》，并报告值班主管，立即查明情况并处理。如果需要与档案原件核对，则填写《图像质检临时领卷单》，向周转库房管理员领取档案。

*．质检人员确认档号无误后，然后核对影像数量是否正确（需要*次性查明整卷情况，*张封皮+*张目录+最后页页码=本卷影像数）。

*．质检人员逐页翻看检查影像，右键点击卷内目录检查影像与条目对应情况，如果发现问题，则登记在《异常情况登记表——图像质检》中。

*．抽检完成后，如果质量合格填写《质量抽检验收单》，并填写《纸质档案扫描工作流程单》。

图像质检要点

在图像质检过程中，我们将以宁乡市民政局的验收标准为准则，所以特别注意以下几点：

*．检查封面、案卷目录、总页数中的总页数是否相等。若不相等，则应记录在案，并将缺失的页数重新扫描。

*．检查每页图像的页码是否存在，没有漏失、不清晰、页码错误。若有漏扫、不清晰、没有页码或页码错误，则记录在案，进行相应处理。

*．检查扫描图像是否清晰，若原件模糊，则在图像下边正中打上“原件模糊”字样。若原件清晰，扫描不清晰，则记录在案，并重新扫描清晰件。

*．图像是否过大，若有超过的，则是扫描格式不正确，应进行转换，并记录在案。

*．去掉每页图像的黑边，杂点，使图像清晰，图像若歪斜，则进行纠偏处理。对不超过**纸的图像，处理时应尽量按**纸大小处理，不能按它们本身大小剪切。

*．在质检过程中发现其他问题，应立即报告值班主管。质检达到验收质量标准的，才能递交申请验收。

对扫描后的图像进行质检，以便保证扫描的质量，出现问题要及时处理。常见问题及处理情况如下：

*图像有杂点。档案有污染。找出档案，观察污染情况，可清除的污染物，进行清除；对档案涂改造成的字迹不清，决不可进行处理，按原档案扫描并做好记录。

*条码部分图像不清。条码印制质量不好。找出档案，调整亮度参数后重扫。对亮度过高造成的扫描后图像杂点进行处理，但决不可改变任何原有笔迹。对难以修正的档案，应立即报告宁乡市民政局现场负责人处理并做好记录。

*图像有横向黑线。感光阵列有脏物。打开扫描仪，用酒精棉擦净，然后用风球吹干。将有黑线的图像删除，按最后*个图像的编号，找到后*张档案继续扫描。每扫*千张左右对扫描仪进行*次清洁。

*图像标题反向。档案放置反向。将反向档案找出，重扫并将原图像替换。

*图像部份内容反向。答题者写反。将档案找出，报告宁乡市民政局现场负责人处理并做好记录。

*图像角部、黑边、档案折角（边）。若影响档案内容，找出档案整理折角后重扫；若不影响档案内容，则用擦涂工具进行清除。档案缺角（边）。若影响档案内容，找出档案报告宁乡市民政局现场负责人处理并做好记录；若不影响档案内容，则用擦涂工具进行清除。

*图像中央有竖向黑线。进纸不正，注意夹紧进纸器档板。将黑线用擦涂工具进行清除。

*图像重影。将重影档案及后*张档案*并找出重扫，并将原图像替换。

*图像太淡、不清。档案用淡蓝色墨水填写或用修正液涂改。找出档案，调整亮度参数后重扫并将原图像替换。由于亮度过高造成图像杂点，要对影响影像档案内容的杂点进行清除。

装订还原流程

档案装订还原的工作流程，如下图所示：

说明如下：

*．档案还原人员从周转库房领取已加工完毕的档案。

*．将案卷内文件整理整齐，标准是优先左边、底边对齐，然后是右边对齐。按以下要求装订案卷：

（*）遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。

（*）档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置（如：改右装订为左装订）。

（*）对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。

（*）档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。

（*）档案装订，应遵循“两对齐”要求，即装订线*侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。

（*）档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。

（*）恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。

*．在还原过程中，如果发生问题，登记《异常情况登记表——装订还原》。

*．填写《纸质档案扫描工作流程单》。

数据挂接

数字化加工软件中使用***数据格式进行全程基础数据元管理，对每张图片进行全属性定义，包括每*张影像的图像属性（格式、大小等）及索引属性（档号、件号、页号、所在件顺序号等），并通过软件中的“索引分系统”进行直观的定义和修改。经过该系统全工序多重校验方式，达到目录数据与影像对应关系（即索引信息）的***%准确度。

质检验收我司自检

建立档案整理质量监督控制机制，以自检为主，复核抽查为辅的方式，重点检查验收档号的配置、页码编写以及目录信息的准确性。

*、自检比率为***%，复核抽查比率不低于*%。

*、档案立卷环节完成后，安排立卷质检岗位员工，检查档案分卷排序是否正确，对分卷错误或排序错误的案卷，及时进行登记，退回重新处理。

*、检查案卷标题正确，若存在案卷标题不能反映案卷内容、时间换算错误或不够准确、语法错误或文句不通等情况，均标记为错误，退回重新处理。

*、卷内秩序固定环节完成后，安排卷内秩序固定质检岗位员工检查编页是否正确，是否存在漏、重、跳号等错误、是否存在位置错误、书写页码是否存在过大或过小，字迹难以辨认的情况，若存在，则标记为错误，退回重新处理。

*、检查是否存在重份档案未在备考表或目录中表明，严重破损、霉变等需裱糊案卷未表明，金属等非档案物未去除等情况，若存在则退回重新处理。

*、档案整理完毕，需检查档案包装是否正确，是否存在串卷、张冠李戴等情况，若存在则退回重新处理。

*、按宁乡市民政局的质量要求，检查备考表填写是否满足标准，是否存在书写字迹难以辨认的情况，若存在，则退回重新处理。

*、按宁乡市民政局的质量要求，检查目录条目著录是否准确，保证著录差错率不高于*‰。

完成*批档案整理后，再次进行抽检复核，以保证档案整理质量满足宁乡市民政局的质量要求。质检达到宁乡市民政局要求的，方可提交宁乡市档案馆移交。

*.*、卷内文件目录

—序号：填写同*个卷内文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从“*”起依次标注。

文件编号（或文号）：填写文件的原始编号或图号。例如，发文机关的发文号或图样的图号，竣工文件中的施工文件如每页都有编号，此时文件编号可不填写，竣工图填图号。

责任者：填写文件的直接形成单位（也就是编制单位）或主要责任者，*般填法人单位名称。

文件题名：填写文件标题的全称。原文上有标题的，可以照录下来。原文上的标题太简单或者没有，应重新拟写*个符合文件内容的标题。

日期：是指文件的形成日期。具体填写日期应用*位阿拉伯数字。年度用*位数，月、日各用*位数表示，示例：********。对没有落款日期的文件，应根据文件内容加以考证并填写。

页数：填写每*件文件的页数，文件中有图文的页面为*页。

备注：对卷内文件的变化进行说明。另外，如果有与该文件内容相关的特殊载体的档案（比如照片、音像），要求在此栏标注具体载体的档号（或编号、代号）。

卷内文件目录不编页号，放在案卷内文件之前，要求打印，字号、字体前后要统*。卷内文件目录统*用**克白色书写纸打印，《卷内文件目录》同附录*。

*.*.*卷内备考表

*.*.*档案卷内备考表的要素包括：档号、互见号、案卷内文件情况、立卷人、检查人等。卷内备考表，应排列在卷内全部文件之后，不能直接印制在卷盒内底面。《卷内备考表》式样见附录*。

*.*、编制案卷封面

*.*.*基建档案的案卷封面的内容，均不直接在档案盒封面上书写或打印粘粘。*律用激光打印机制作卷内案卷软封面，排列在卷内文件目录之前。

*.*.*案卷封面内容组成及填写

*.*.*.*档号:见*.*.*。

*.*.*.*案卷题名：案卷题名应能准确的反映卷内文件的基本内容、简洁明了，*般不超过**个字。

*.*.*.*立卷单位：指案卷形成单位，谁组卷，谁就是形成单位，也就是编制单位，应填写法人单位名称。

*.*.*.*起止日期：填写该卷内最早和最晚的文件形成日期。如****年**月*日—****年**月*日。

*.*.*.*保管期限：按保管期限表填写本卷档案的最高保管期限。

*.*.*.*密级:填写本卷内的最高密级。无保密等级的案卷，此项可为空，不填写。案卷封面式样见附录*。

*.*、装订案卷

*.*.*装订要求

*.*.*.*档案纸张幅面*般不超过（***×*****）纸型，大于**幅面的图纸等要统*折叠成**幅面，文件*律不得裁剪和切边，纸张幅面过小无法装订的应粘贴在**幅面的空白纸上。

*.*.*.*对于破损文件，应进行托裱。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽。

*.*.*.*去除文件上的易腐蚀的金属物（回形针、大头针、订书针）和塑料夹（膜），以免锈蚀文件。

*.*.*.*每本厚度*-***，*般不宜超过***。

*.*.*.*原件与复制件不宜混装，*式几套的文件中应有*套原件。

*.*.*.*案卷装订完毕后，尽量采用*卷*盒，盒脊背的档号、案卷题名与所装案卷的档号和案卷题名相*致。

*.*.*装订方法

*.*.*.*以“卷”为单位整理的档案，可采用*孔*线方法装订成册。

*.*.*.*采用档案专用线装订，距左边****，中孔居中，*孔之间各为**～****，装订时靠装订边和下边对齐，也就是左边和下边对齐。

*.*.*.*以“件”为单位整理的档案，亦可采用文书档案的封套套装方式。

*.*.*.*基建档案案卷组成及其排列顺序是：案卷内封面—卷内文件目录——卷内文件——卷内备考表。

*.*、填写卷内备考表

*.*.*卷内备考表要标明案卷内文件的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内每件页数相加之总和。示例：文字材料***页，图纸*张。

*.*..*立卷人：填写负责整理、装订的人，应手工签名，并填写完成立卷的日期。

*.*.*检查人：填写负责检查的人，应手工签名，并填写完成检查卷的日期。

*.*.*互见号应填写反映同*内容而形成不同且另行保管的档案号，并注明其载体形式。

*.*.*卷内备考表要求打印（除签名外），*孔*线装订的案卷，可与卷内文件*并装订，以“件”装封的，备考表排列在卷内文件尾页之后。

*.*、装盒

*.*.*档案盒规格：档案盒长宽尺寸 ：***×*****；档案盒应使用无酸纸统*制作。式样见附录*。

*.*.*应根据案卷厚度，选择合适规格的档案盒，尽量采用*卷*盒。

*.*.*档案盒脊背应统*打印，使用强力胶粘帖。

*.*、编制案卷目录与移交

*.*.*档案整理完毕都应编制案卷目录。以“卷”为单位向综合档案室移交。

*、会计档案整理方法与流程

*.*会计档案的保管期限表

*.*归档

*、档案管理员每次将会计档案编号登记后，本着存放有序、查找方便的原则及时归档，并要及时登记归档时间及地点。

*、*般情况下，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管*年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位综合档案室统*保管。

*.*采用电子计算机进行会计核算的会计档案。

*、应当保存打印出的纸制会计档案。

*、磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等特殊档案，由承办人负责整理、编写文字说明后及时归档，确保文件内容的完整性、准确性、各部门、个人不得私自留存。

*.*调阅

*、会计部门的会计档案应为本部门查阅提供方便，查阅人员必须严格遵守调阅手续。本部门的会计人员调阅会计档案时需填写档案调阅登记簿，本人签名后，方可调阅。使用完毕后，注销、归还给档案员。

*、外单位调阅时，档案原件原则上不得借出，如有需要，须报经主管领导批准，可以提供查阅或者复制，但不得拆散原卷册，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换，并要限期归还。其调阅手续同上。

*.*保管期限

*、各种会计档案的保管期限应根据其特点，分为永久、**年、**年两大类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第*年算起。

*.*销毁

*、会计档案保管期满，需要销毁时，由档案部门会同会计部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

*、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

*、销毁会计档案时，应有档案部门和财务部门共同派员监销。

*、监销人在销毁会计档案前，应按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应当在会计档案清册和会计档案保管清册列明。

*、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止，单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案清册中列明。

*.*会计档案的管理

*、会计档案的整理归档应遵循“保持档案之间的有序联系，便于管理与利用”的原则，对会计档案进行科学的分类与编号。

*、档案人员应严格执行《档案保密制度》，做到不失密、不泄密、确保档案的安全。

*、档案管理人员变动时，应办理档案交接手续。交接双方应对保管的档案进行清点、登记，并在移交目录上签字。

*、婚姻档案整理方法

*.*、编目

*.*.*文件目录

—序号：填写同*个盒内文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从“*”起依次标注。

婚姻登记字号（或文号）：填写婚姻登记字号的原始编号。

责任者：填写文件的直接形成单位（也就是编制单位）或主要责任者，*般填法人单位名称。

文件题名：填写文件标题的全称。该题名包括男方姓名、女方姓名、男方身份证号码、女方身份证号码。

婚姻登记时间：是指文件的形成日期。具体填写日期应用*位阿拉伯数字。年度用*位数，月、日各用*位数表示，示例：********。

页数：填写每*件文件的页数。

备注：对每对婚姻登记文件的变化进行说明。

*.*.*卷内备考表

*.*.*档案卷内备考表的要素包括：档号、互见号、案卷内文件情况、立卷人、检查人等。卷内备考表，应排列在卷内全部文件之后，不能直接印制在卷盒内底面。《卷内备考表》式样见附录*。

*.*、编制案卷封面

*.*.*婚姻档案的封面内容，均不直接在档案盒封面上书写或打印粘粘。*律用激光打印机制作卷内案卷软封面，排列在卷内文件目录之前。

*.*.*案卷封面内容组成及填写

*.*.*.*档号:见*.*.*。

*.*.*.*保管期限：按保管期限表填写本卷档案的最高保管期限。

*.*.*.*密级:填写本卷内的最高密级。

*.*、装订案卷

*.*.*装订要求

*.*.*.*档案纸张幅面*般不超过（***×*****）纸型，大于**幅面的图纸等要统*折叠成**幅面，文件*律不得裁剪和切边，纸张幅面过小无法装订的应粘贴在**幅面的空白纸上。

*.*.*.*对于破损文件，应进行托裱。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽。

*.*.*.*去除文件上的易腐蚀的金属物（回形针、大头针、订书针）和塑料夹（膜），以免锈蚀文件。

*.*.*.*每本厚度*-***，*般不宜超过***。

*. *装订方法

*.*.*以“件”为单位整理的档案，以件为单位装订件。

*. *填写卷内备考表

*.*.*卷内备考表要标明案盒内文件的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内每件页数相加之总和。

*.*.*立卷人：填写负责整理、装订的人，应手工签名，并填写完成立卷的日期。

*.*.*检查人：填写负责检查的人，应手工签名，并填写完成检查卷的日期。

*.*.*卷内备考表要求打印（除签名外），备考表排列在卷内文件尾页之后。

*.*、装盒

*.*.*档案盒规格：档案盒长宽尺寸 ：***×*****；档案盒应使用无酸纸统*制作。

*.*..*应根据案卷厚度，选择合适规格的档案盒。

*.*.*档案盒脊背应统*打印，使用强力胶粘帖。

*.*、编制案卷目录与移交

*.*.*档案整理完毕都应编制案卷目录。以“卷”为单位向综合档案室移交。

*、纸质档案数字化方法及流程

档案扫描加工总体流程图,如下所示：

主要工序简要说明如下：

*、调档交接：加工工作人员从档案库房提取需要进行数字化加工的档案原件到加工现场（按数字化加工计划分批次提取），并与宁乡市民政局指定的专人做好清点交接工作，根据需要清点到盒（卷），记录每盒（卷）档案件数及页数，不出现遗漏登记或重复登记。

*、档案前处理：扫描之前，对待扫描档案进行逐卷、逐份检查核实，拆除装订物，按要求区分扫描件和非扫描件，编制页码，并对特殊原件做相应处理，以保证顺利通过扫描。扫描完成之后，将档案原件进行装订复原。在完成档案前处理后，我司指定专人对档案前处理成果的自检，自检合格后，递交给用户检查，同时认真填写验收登记表单。在完成档案前处理后，我司指定专人对档案前处理成果的自检，发现不合格的数据进行修改或重录，发现纸质档案情况和档案前处理过程交接登记表单的结果不*致，要求重新进行整理，自检合格后，递交给用户检查，同时认真填写验收登记表单，并认真填写验收登记表单，做好移交的清点交接和移交登记工作。

*、条目著录：根据宁乡市民政局要求和需求进行数字化建库与著录工作，我司将做到在录入数据的同时做好校对工作，对目录建库成果进行自检，自检合格后递交客户审核、验收，同时填写验收登记表单。

*、档案扫描：扫描操作员将整理好的档案原件，首先根据纸张状况和工作任务进行扫描，然后利用计算机对扫描后形成的影像文件进行精细处理，包括纠偏、去污、裁剪、色彩调整等修饰工作，处理后的图像以宁乡市民政局规定的文件格式保存。

*、图像处理：对需要处理的图像，采用自行研制的图像处理软件进行批量自动或人工方式的加工处理。包括图像的精细处理（旋转、去污、纠斜、居中等整理、修饰工作）、专业处理（旋转、纠斜、剪边、去噪、线型弯曲校正、文字变形校正、中缝删除、影像居中等）、字迹处理（局部减淡、局部加粗、去污去噪），以保证图像质量。

*、文件存储：对所有扫描的档案(包括纸质、照片、底片)形成的图像文件采用单页的***、多页的****格式，选择***** *压缩方式。按照案卷形成的规律进行多页文件的合并及***文件转换，使其形成*个与卷内实体文件**对应的单个图像文件，这样挂接利用就更为方便。

*、数据挂接：分别对目录数据和全文数据进行分批处理，将档案扫描图像和对应目录进行挂接，建立图像文件与档案目录的对应关系，以便快速导入到宁乡市民政局档案管理系统中。

*、数据验收：参照宁乡市民政局提出的档案数字化加工质量验收要求对已完成数字化加工的所有数据进行检验。

*、数据备份：我司对加工后的档案自检后，提交给客户验收，验收通过后的电子文件我司提交光盘存储做备份之用，按目录刻盘，生成光盘索引目录和光盘卷标，保证光盘刻录和光盘数据质量。

装订移交：将档案原件按原始状态装订成册，不能复原的，应在登记表中说明情由，确保无误之后将验收合格的全部成品数据以***光盘（*式*份）为载体移交给开宁乡市民政局。